Berita & Update

Surat Jalan merupakan dokumen utama dalam proses pengiriman yang harus ada pada genggaman pengendara truk atau ekspedisi. Dengan adanya surat jalan, proses pengiriman berarti mempunyai identitas darimana truk atau kendaraan ini berasal, isi muatan, siapa pengirimnya dan siapa penerimanya. Sehingga surat jalan adalah surat yang bersifat formal dan dapat diterima oleh lembaga dan pihak manapun seperti Polisi dan Dinas Perhubungan (Dishub). 

Jika pengiriman tidak ada surat jalan, tentu pengiriman berubah statusnya menjadi ilegal dan jika ketahuan akan tertangkap. Surat jalan adalah salah satu peraturan yang  pihak perusahaan dan pembeli harus patuhi dalam melakukan kegiatan pengiriman, dan tidak lupa tugas dari pengirim yang harus membawa surat jalan agar pengiriman tak berubah menjadi status ilegal. berikut ini penjelasan seputar pengertian dari surat jalan dan bagaimana pentingnya surat jalan untuk pengiriman? 

Apa itu Surat Jalan? 

Surat jalan merupakan dokumen legal yang berperan dan berfungsi sebagai identitas dari sebuah perjalanan. Tidak hanya sebagai identitas dalam proses pengiriman, namun surat jalan juga berfungsi sebagai tanda bahwa terjadinya pengiriman barang ke konsumen. Sehingga jika barang terjadi sesuatu saat berjalan maka penjual tak harus menggantinya. Melainkan asuransi yang bertanggung jawab.

Surat Jalan bersifat formal dan mengikat. Melalui surat jalan ini sopir/pengendara dapat memberikan keterangan tentang isi muatan dan identitas lain kepada pihak berwajib. Surat jalan ini juga merupakan bukti bahwa pengiriman telah terjadi kesepakatan antara kedua belah pihak, seperti penjual dan pengirim barang. Sehingga sah saat pengiriman, bukan hanya sebelah pihak saja. 

Dalam surat jalan berisikan informasi berupa identitas pengiriman barang. Informasi yang ada surat jalan yaitu:

1. Nama perusahaan pengirim
2. Jenis dan jumlah barang 
3. Keterangan. 
4. Lokasi tujuan barang 

Dengan melihat surat jalan, kepolisian akan melakukan pengecekan muatan yang sesuai dengan surat jalan. Jadi jika pada surat jalan tak sesuai dengan muatan yang ada maka petugas berhak melakukan penahanan, penilangan, hingga pengangkutan barang pengiriman. 

BACA JUGA: APA ITU BILL OF LADING DALAM PENGIRIMAN BARANG?

Apa Fungsi dan Kegunaan Surat Jalan? 

Setelah mengetahui dari surat jalan, tentu anda sudah mengetahui sekarang pada pengiriman surat jalan merupakan hal yang penting adanya. Surat jalan tentu memiliki fungsi lain selain identitas pengiriman. Apa saja fungsinya? Berikut penjelasannya. 

• Dokumen Informasi

Dari Mana polisi atau petugas harus mencocokkan muatan dengan status pengiriman? Satu-satunya adalah dengan menggunakan surat jalan. Fungsi utama dari surat jalan yaitu sebagai dokumen yang memberi informasi dari barang yang terkirim dan muat pada kendaraan. Surat jalan lah yang ada akhirnya menjadi acuan oleh petugas polisi lalu lintas saat melakukan pemeriksaan muatan, apakah sesuai atau perjalanan secara ilegal. 

• Dokumen Resmi

Tentunya surat jalan adalah dokumen resmi sebagai surat resmi dari kedua pihak (Penjual dan pembeli). Sehingga terjadilah proses pengiriman barang. Dengan adanya surat jalan, mulai dari bongkar muat, proses, hingga barang sampai pada tempat akan lebih mudah dan tanpa adanya penolakan dari pihak penerima. 

Rangkap pertama surat jalan, karyawan dapat menjadikannya sebagai bukti yang sah dari transaksi dapat tersusun berdasarkan laporan surat jalan. 

Rangkap kedua dari surat jalan menjadi tanda bukti atas pesanan barang yang konsumen lakukan. Melalui surat jalan rangkap kedua itulah pembeli dapat mengetahui tagihan transaksi dan batas waktu pembayarannya. 

Terakhir, Rangkap ketiga dan keempat berguna sebagai arsip atau catatan dari perusahaan yang membuat dokumen tersebut. Jadi keberadaan dari surat jalan ini sangat penting. Karena pengiriman dapat berjalan dengan baik dan perusahaan memiliki arsip kegiatan transaksi. 

• Sebagai Bukti Pengiriman yang Valid 

Surat jalan tak hanya perlu dibawa ke pihak penerima, tetapi juga harus ditunjukkan pada pihak pengirim setelah transaksi. Dengan kata lain surat jalan berguna juga sebagai bukti pengiriman yang vali yang nantinya akan masuk ke dalam arsip laporan perusahaan dan pembukuan bagian akuntansi.

Fungsi & Komponen Surat Jalan

Pada dasarnya surat jalan memiliki 3 lembar bagian. Lembar pertama adalah lembar berwarna putih yang akan dibawa kembali oleh supir untuk ke pengirim sebagai tanda bahwa barang sudah terkirim. Supir dapat juga menyimpan surat itu sebagai tanda pembayaran atau (invoice). Sementara itu lembar putih dijadikan sebagai surat invoice juga bagi penjual jika barang yang terkirim belum lunas. 

Lembar kedua berfungsi sebagai bukti penjualan oleh penjual untuk penerima barang. Pada lembar ini juga dapat tersimpan jika pembayaran pembeli belum melunaskan, sehingga sebagai bukti dari sebuah pembayaran. 

Lembar ketiga dan terakhir adalah catatan laporan dari transaksi. Lembar catatan ini berguna untuk pencatatan oleh  pihak akuntansi perusahaan. 

Jika anda ingin membuat surat jalan, ada beberapa informasi yang penting terkait dengan pengiriman.

• Nama dan alamat lengkap perusahaan pengirim. 
• Nomor surat. 
• Tanggal Pengiriman
• Nama serta alamat lengkap pihak penerima
• Rincian dari barang atau  muatan, biasanya terdiri dari nama barang, keterangan jumlah, kode barang maupun harga. 

Industri anda sedang membutuhkan vendor pengiriman terbaik dan sesuai dengan kebutuhan anda? Ingin pengurusan biaya logistik menjadi efektif? PH Bid Solusinya! PH-Bid merupakan Sistem Informasi Manajemen Logistik lelang pengiriman barang yang memudahkan industri anda dalam urusan distribusi barang! Dapatkan harga pengiriman yang beragam dari berbagai vendor pengiriman! Selain itu anda juga bisa memilih vendor pengiriman yang cocok dari segi rating harga sesuai keinginan anda! Selain itu sistem PH-Bid transparan dalam kondisi dan proses pengiriman barang, mulai notifikasi dokumen barang yang terdigitalisasi  dan barang terkirim hingga sampai tujuan. Gunakan PH-Bid sekarang dan nikmati kemudahannya!